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So haltet Ihr Eure Zeit unter Kontrolle

Gerade Freelancer und kleine Unternehmen, die nicht über eine umfangreiche Projektmanagement-Software verfügen, stehen täglich vor dem Problem:

  • Wie halten wir unsere Zeit im Griff?
  • Wie überblicken wir verbrauchte Zeitbudgets im Projekt?
  • Wie lange haben wir für den einzelnen Kunden gearbeitet und können ihm das in Rechnung stellen?

Die Tabellenkalkulation ist hier sicher nicht das Mittel, um Zeiten immer und überall produktiv zu erfassen und auszuwerten. Hier kommt mite ins Spiel.

mite zeiterfassung

Zeiten online erfassen und auswerten mit mite

mite ist ein Zeiterfassungstool, mit dem sich Kunden, Projekte, Leistungen und Zeiten online verwalten lassen. Es läuft im Browser und und ist damit plattformunabhängig (ich messe gerade die Zeit, in der ich diesen Artikel schreibe, mit dem Firefox auf dem Mac). Auch eine Version für das iPhone existiert. In den Browsern anderer Smartphones könnt Ihr unterwegs Eure Arbeitszeit erfassen. Wem das nicht reicht, der kann seine Zeiten auch twittern.

Schnellstart: So arbeitet Ihr mit mite

Ihr legt einen Account bei mite an, der für die ersten 30 Tage kostenlos ist und zum Testen einlädt. Für die Zeiterfassung legt Ihr

  • Kunden an, denen Ihr ein oder mehrere
  • Projekte zuweist. Eure Tätigkeiten werden verrechenbare oder nicht verrechenbare
  • Leistungen genannt.

Damit steht das System, Ihr könnt jetzt Zeiteinträge erfassen, die einem Projekt und damit auch dem Kunden zugewiesen sind. Mit dem Anlegen des Zeiteintrags läuft die Stoppuhr. Die stellt Ihr ab, wenn die Aufgabe zum Kaffeeholen unterbrochen wird oder abgeschlossen ist. Seid Ihr vom Kaffeholen zurück und wollt weitermachen, könnt Ihr die Uhr neu starten. Sie läuft weiter.
Das ist schon alles. Ab sofort wisst Ihr schon beim Klick auf einen Tag im Kalender

  • wie lange Ihr gearbeitet habt
  • für welche Kunden und Projekte Ihr diese Zeit aufgewandt habt

Der wirkliche Nutzen: Eure Berichte

Zur Auswertung stehen verschiedene Berichte zur Verfügung. Einige betreffen die persönliche Produktivität:

  • die durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag
  • der davon verrechenbare Anteil (wichtig, wichtig)
  • welchen Leistungen Ihr am meisten oder weniger häufig erbracht habt.
  • der durchschnittliche Umsatz pro Tag und Stunde.

Andere betreffen Eure Kunden und Projekte
Zeiten:

  • Filtert die Einträge nach Kunde, Projekt, Leistung uam.
  • So erhaltet Ihr beispielsweise die Liste aller für einen Kunden erbrachten Leistungen mit der Abrechnung.

Projekte:
In der Liste der laufenden Projekte wählt Ihr das Benötigte aus. Diese Informationen findet Ihr übersichtlich aufbereitet

  • Projektstatus und -dauer
  • Arbeitsdauer
  • Leistungsarten mit aufgewandter Zeit und Berechnung
  • Arbeitszeit und verrechenbare Arbeitszeit
  • durchschnittliche Zeit, die Ihr pro Tag und Woche mit dem Projekt zugebracht habt.

Die Reports könnt Ihr ausdrucken und exportieren (wenn Ihr dem Kunden doch lieber eine Excel-File mit der Abrechnung zuschicken möchtet).

Was sonst noch gut passt

  • Wenn Ihr im Team arbeitet, könnt Ihr Eurem Account neue Mitglieder hinzufügen und gemeinsam die Projekte verwalten. Pro Person und Monat sind 5 € fällig. Das ist klar und übersichtlich.
  • Ihr könnt Backups als XML-Datei herunterziehen.
  • Die Anmeldung klappt auch über SSL.

Mein Fazit: Es arbeitet sich herrlich einfach mit mite. Und man kann nicht nur Kundenprojekte, sondern alle Arbeitszeit, die im Unternehmen anfällt, beobachten. So erhält man schnell einen Überblick über die eigene Produktivität.
So, Zeit, die Stoppuhr abzuschalten. Wie lange ich für diesen Artikel gebraucht habe, verrate ich aber nicht.

Links:

Immer online arbeiten

Wer viel unterwegs ist, per Handy/PDA/Smartphone am Ball bleibt und sich überall mit dem Netbook einloggt, wo man ihm nicht auf die Finger haut, findet in dieser Liste sicher seine Lieblings-Tools. Arbeiten mit dem Internet, immer online:

  • (teamfähige) Kalender
  • ToDo-Listen
  • Social Bookmark-Dienste
  • Feedreader
  • Aggregatoren
  • Notizbücher

Wie zu erwarten war, stammen einige Tools von Google.  Auf meiner persönlichen Liste steht MindMeister – wird am Wochenende gleich mal getestet. Planung läuft bei mir meist mit Mindmaps. Mal sehen, ob die Online-Variante (Basisversion bis 6 Mindmaps ist kostenlos) die Desktop-Tools 2 schlägt.

2Freemind; XMind