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Warum Todo-Listen nichts bringen

Eigentlich tut es jeder: Todo-Listen schreiben, um sich und seine Arbeit besser zu organisieren. Je nach Veranlagung sitzen wir abends vor dem Verlassen des Büros oder morgens, bevor die Arbeit so richtig losgeht, über der Liste. Wir notieren, was wir unbedingt erledigen müssen/wollen.

Im Verlauf des Arbeitstages hangeln wir uns an der Liste entlang, tun das Eine, lassen das Andere, überspringen, was uns gerade nicht gefällt und füllen die Liste mit weiteren Aufgaben, die uns bei der Arbeit einfallen. Und wie durch ein Wunder stehen abends noch mehr unerledigte Dinge auf der Todo-Liste als morgens, als wir angefangen haben. Das frustriert!

Was tun wir also? Schreiben eine neue Liste mit den Resten von gestern (na, lecker!) und dem, was wir sonst noch erledigen wollen. Dabei übertragen wir Aufgeschobenes immer wieder von Tag zu Tag. Schon wieder ein Grund, frustriert zu sein. Fühlen wir uns nicht auch ein wenig undiszipliniert?

Wenn man sich mit den Grundsätzen von GTD, dem Selbstorganisations-System von David Allen, beschäftigt hat, versteht man, warum normale Todo-Listen sich nur schwer abarbeiten lassen: Sie enthalten nämlich heterogene Dinge, die Allen als „stuff“ bezeichnet – unorganisiertes, unaufbereitetes Zeug. Das sind

  • Projekte: Aufgaben, die aus mehrern Schritten bestehen und sich deshalb nicht direkt abarbeiten lassen.
  • Dinge, die nicht gleich oder nicht hier im Büro getan werden können oder müssen. Die Eintrittskarten für das Festival kann ich nur besorgen, wenn ich in der Stadt bin. Und natürlich auch erst dann, wenn der Vorverkauf begonnen hat. Wie lange will ich dieses Todo von einer Liste auf die nächste übertragen?
  • Aufgaben, deren Durchführung nicht nur in meiner Macht liegt: Für das Meeting brauche ich erst die Terminzusagen alles Beteiligten.
  • Aufgaben, die nicht klar beschrieben und damit nicht durchführbar sind („Besser werden in Business English“).

Wenn wir uns diesen Aufgaben ungefiltert widmen, werden wir gezwungen, zwischen verschiedenen Tätigkeitsebenen hin- und herzuspringen. Wir planen im einen Moment Details einer Aktion und machen uns im Nächsten an die Umsetzung. Was manchmal noch nervenaufreibender ist: Man hat viel Energie, möchte etwas gleich umsetzen und merkt, dass man wieder einen Schritt zurückgehen und erst einmal planen und strukturieren muß, bevor man handeln kann.

Besser geht es, wenn wir die Schritte des GTD gehen und Aufgaben, Ideen und Projekte

  1. sammeln
  2. sortieren („Was ist das? Kann man es bearbeiten?“)
  3. an den richtigen Platz oder in die passende Aktions- oder Projektliste verschieben
  4. bei der Überprüfung der Listen nach Zeit, Ort und verfügbaren Mitteln auswählen
  5. und dann das Richtige tun!

Generell führt dies Vorgehen dazu, dass man weniger aufschiebt und Aufgaben dann angehen kann, wenn sie in handlicher Form zur Erledigung bereitliegen: Wenn ich mich an den Schreibtisch setze, wähle ich ganz natürlich die Tätigkeiten von meiner Aktionsliste aus, die zum verfügbaren Zeitrahmen passen, meiner Konzentration entsprechen und mich meinen Zielen besonders nahe bringen.

Wobei nicht verschwiegen werden soll, dass Kleinkram, der beim Sortieren anfällt, auch gleich gemacht wird: Oft ist es aufwändiger, eine Aufgabe auf die passende Liste zu schreiben oder im Kalender zu vermerken, als sie gleich zu tun. Die empfohlene Schmerzgrenze ist 2 Minuten.