So haltet Ihr Eure Zeit unter Kontrolle

Gerade Freelancer und kleine Unternehmen, die nicht über eine umfangreiche Projektmanagement-Software verfügen, stehen täglich vor dem Problem:

  • Wie halten wir unsere Zeit im Griff?
  • Wie überblicken wir verbrauchte Zeitbudgets im Projekt?
  • Wie lange haben wir für den einzelnen Kunden gearbeitet und können ihm das in Rechnung stellen?

Die Tabellenkalkulation ist hier sicher nicht das Mittel, um Zeiten immer und überall produktiv zu erfassen und auszuwerten. Hier kommt mite ins Spiel.

mite zeiterfassung

Zeiten online erfassen und auswerten mit mite

mite ist ein Zeiterfassungstool, mit dem sich Kunden, Projekte, Leistungen und Zeiten online verwalten lassen. Es läuft im Browser und und ist damit plattformunabhängig (ich messe gerade die Zeit, in der ich diesen Artikel schreibe, mit dem Firefox auf dem Mac). Auch eine Version für das iPhone existiert. In den Browsern anderer Smartphones könnt Ihr unterwegs Eure Arbeitszeit erfassen. Wem das nicht reicht, der kann seine Zeiten auch twittern.

Schnellstart: So arbeitet Ihr mit mite

Ihr legt einen Account bei mite an, der für die ersten 30 Tage kostenlos ist und zum Testen einlädt. Für die Zeiterfassung legt Ihr

  • Kunden an, denen Ihr ein oder mehrere
  • Projekte zuweist. Eure Tätigkeiten werden verrechenbare oder nicht verrechenbare
  • Leistungen genannt.

Damit steht das System, Ihr könnt jetzt Zeiteinträge erfassen, die einem Projekt und damit auch dem Kunden zugewiesen sind. Mit dem Anlegen des Zeiteintrags läuft die Stoppuhr. Die stellt Ihr ab, wenn die Aufgabe zum Kaffeeholen unterbrochen wird oder abgeschlossen ist. Seid Ihr vom Kaffeholen zurück und wollt weitermachen, könnt Ihr die Uhr neu starten. Sie läuft weiter.
Das ist schon alles. Ab sofort wisst Ihr schon beim Klick auf einen Tag im Kalender

  • wie lange Ihr gearbeitet habt
  • für welche Kunden und Projekte Ihr diese Zeit aufgewandt habt

Der wirkliche Nutzen: Eure Berichte

Zur Auswertung stehen verschiedene Berichte zur Verfügung. Einige betreffen die persönliche Produktivität:

  • die durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag
  • der davon verrechenbare Anteil (wichtig, wichtig)
  • welchen Leistungen Ihr am meisten oder weniger häufig erbracht habt.
  • der durchschnittliche Umsatz pro Tag und Stunde.

Andere betreffen Eure Kunden und Projekte
Zeiten:

  • Filtert die Einträge nach Kunde, Projekt, Leistung uam.
  • So erhaltet Ihr beispielsweise die Liste aller für einen Kunden erbrachten Leistungen mit der Abrechnung.

Projekte:
In der Liste der laufenden Projekte wählt Ihr das Benötigte aus. Diese Informationen findet Ihr übersichtlich aufbereitet

  • Projektstatus und -dauer
  • Arbeitsdauer
  • Leistungsarten mit aufgewandter Zeit und Berechnung
  • Arbeitszeit und verrechenbare Arbeitszeit
  • durchschnittliche Zeit, die Ihr pro Tag und Woche mit dem Projekt zugebracht habt.

Die Reports könnt Ihr ausdrucken und exportieren (wenn Ihr dem Kunden doch lieber eine Excel-File mit der Abrechnung zuschicken möchtet).

Was sonst noch gut passt

  • Wenn Ihr im Team arbeitet, könnt Ihr Eurem Account neue Mitglieder hinzufügen und gemeinsam die Projekte verwalten. Pro Person und Monat sind 5 € fällig. Das ist klar und übersichtlich.
  • Ihr könnt Backups als XML-Datei herunterziehen.
  • Die Anmeldung klappt auch über SSL.

Mein Fazit: Es arbeitet sich herrlich einfach mit mite. Und man kann nicht nur Kundenprojekte, sondern alle Arbeitszeit, die im Unternehmen anfällt, beobachten. So erhält man schnell einen Überblick über die eigene Produktivität.
So, Zeit, die Stoppuhr abzuschalten. Wie lange ich für diesen Artikel gebraucht habe, verrate ich aber nicht.

Links:

4 Gedanken zu „So haltet Ihr Eure Zeit unter Kontrolle

  1. Sophie Peregrini

    Schade, dass du uns die Zeit nicht verraten willst, die du für deinen Artikel gebraucht hast – hätte mich sehr interessiert. 🙂

    Ich arbeite selbst in einer kleinen Firma (10 Mitarbeiter) und wir benutzen auch eine online Zeiterfassung. mite war für unsere Anliegen leider schon etwas zu schlank. Deshalb arbeiten wir mit TimeTac Pro. Das bietet umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten und unterstützt uns sehr gut im Projektmanagement.

    Fände deine Meinung zu diesem Tool sehr spannend.

    Liebe Grüße, Sophie

  2. Lea Bergmann

    Hallo! Auch uns war mite etwas zu schlank. Noch dazu wollten wir keine Online-Lösung, wo wir monatlich zahlen müssen. Da blieben bei der Suche nicht viele Lösungen übrig.

    Im Endeffekt haben wir uns dann für den Xpert-Timer entschieden. Ich finde die integrierte Aufgabenliste ziemlich klasse.

  3. Susanna Künzl Beitragsautor

    Auf der Suche nach einem Tool, das mehr als reine Zeitverwaltung kann, bin ich auch gerade. Projekte, Adressen, Termine, Zeiten verwalten. Dateiablage wäre auch gut. Also alles, was ein Team so braucht. Auf der CeBIT habe ich group-e gesehen. Auch Feng Office (früher OpenGoo) schaut gut aus. Da kommen einige Tests auf mich zu! Für Erfahrungen und Tipps wäre ich dankbar.

  4. Susanna Künzl Beitragsautor

    @Sophie: Ja, TimeTrac schaut gut aus.Ich habe mir nur die Features angesehen, es scheint aber wirklich mehr zu bieten, und optisch scheint es gut aufbereitet zu sein (das ist ja auch irgendwie wichtig).

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