Überleben ohne Sekretärin – ein Organisationsbuch für KMU

Wenn Sie zu der großen Gruppe kleiner Unternehmer gehören, vielleicht sogar Ihre Firma als One-Man-Show führen, ist das gleichnamige Buch von Karina Matejcek einen Leseabend wert. Neben den üblichen Tipps, wie man die Ablage sinnvoll strukturiert, einen Messebesuch vor- und nachbereitet und nach welchen Kriterien man sein Handy oder Telefon aussuchen sollte, finden sich hier viele interessante Ansätze.

K. Matejcek empfiehlt, das „interne Sekretariat“ als eine von mehreren Rollen zu begreifen, die man im Arbeitsleben ausfüllt. Um sich einen Überblick zu verschaffen und die Zeit für das eigene Sekretariat besser zu planen, schlägt sie ein Zeit- und Erfolgstagebuch vor. Über einen Monat geführt, gibt es den Überblick über alle Tätigkeiten, die im Arbeitsalltag auftreten. Bei seiner Analyse erkennen Sie

  • Welche Aufgaben sich Ihrem Sekretariat zuordnen lassen
  • Wie viel Zeit sie wirklich dafür brauchen
  • Wann solche Arbeiten gehäuft auftreten
  • Wie effektiv diese Arbeit ist
  • Welche Mittel Sie verwenden
  • Gegen welche Arbeiten Sie einen Widerwillen empfinden

So lässt sich der richtige Zeitpunkt für Ihre Sekretariatsarbeiten finden, und sie bekommen einen Überblick darüber, wie viel Zeit sie wöchentlich für Ihre Rolle als Sekretärin einplanen müssen. Sie erfahren aber auch etwas darüber, wo sie vielleicht Ihr Arbeitsmaterial oder den Workflow optimieren können und welche Tätigkeiten Ihnen so widerstreben, dass Sie sie besser wirklich outsourcen sollten: Wenn Sie beispielsweise zur Gruppe derer gehören, die ihre Steuererklärung erst bei Androhung von Zwangsgeld erledigen, weil Sie das Belege sortieren immer wieder erfolgreich verschieben, wäre das so ein Punkt. 😉

Viel Raum widmet das Buch auch dem sinnvollen Informationsmanagement: Wie bringt man Informationen zwischen E-Mail, Telefon und der täglichen Brief-Flut in Einklang? „Überleben ohne Sekretärin“ unterscheidet sich wohltuend von den üblichen Zeit- und Officemanagement-Büchern, weil die Autorin das Gewicht auf die effektive Integration von Internet, Unternehmenswebsite und E-Mail in den Arbeitsalltag legt. Sekretariat ist heute eben meist mehr Zentrale der Unternehmenskommunikation als nur Ablagesystem und Briefverkehr. Hier wartet K. Matejcek nicht nur mit einem informativen Überblick über Hard- und Software auf, sondern hat natürlich auch einige Linktipps vorrätig. Diese fallen für eingefleischte Bewohner des Internets manchmal etwas flach aus, sind aber für Einsteiger sehr geeignet. Nicht zu vergessen: Die Website zum Buch mit Downloads und Linkliste: www.at-office.info. Der im Buch angekündigte Newsletter scheint dagegen nicht mehr zu existieren 🙁 oder ist wenigstens auf der Website nicht zu bestellen.
K. Matejcek, Überleben ohne Sekretärin
perfekt organisiert – gut vernetzt – immer up to date
(Redline Wirtschaft bei Ueberreuter 2003)

2 Gedanken zu „Überleben ohne Sekretärin – ein Organisationsbuch für KMU

  1. kronn

    Hmm, also eine gute Vorzimmerkraft zu ersetzten dürfte etwas schwer fallen. Sicherlich ist es manchmal eine Notwendigkeit alleine oder wenigstens ohne Sekretärin zu arbeiten, aber auf Dauer erleichert eine dauerhaft anwesende Organisationsangestellte für die Kleinigkeiten das Arbeitsleben sehr.

    Kurzzeitige ABM-Kräfte bringen nichts, da sollte man sich eher selbst mit den jeweiligen Aufgaben vertraut machen.

  2. Susanna

    Sicher wünschen sich viele Kleinunternehmer und Existenzgründer eine zuverlässige Vorzimmerdame mit Organisationstalent, aber die meisten müssen gerade in der Gründungsphase noch mit dem Cent rechnen und sehen hier die beste Einsparmöglichkeit. Mir gefällt an dem Buch der Gedanke, dass man besser detailliert feststellen sollte, welche Tätigkeiten man besonders ungern oder mit wenig Sachkenntnis/zuviel Aufwand betreibt, um gezielt einzelne Dinge herauszugeben. Beispiel: Mailings selbst zu kouvertieren und zu versenden ist einfach eine Verschwendung der eigenen hochwertigen (verkäuflichen) Arbeitszeit.

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